În perioada 15-18 februarie, orașul Cluj-Napoca a găzduit Final 8-ul Cupei României, competiție care a fost câștigată de U-Banca Transilvania, după o finală cu CS Rapid București: 84-70.

Ne-am concentrat apoi atenția asupra meciului naționalei României, desfășurat tot la Cluj-Napoca și pierdut de Vulturi în compania lui Luxemburg: 72-76. După jocul din BTarena, am profitat de pauza de câteva zile până la reluarea Ligii Naționale de Baschet Masculin și ne-am întors cu gândul la Final 8-ul Cupei României.

Mai exact, am realizat un interviu cu Simona Oțel, marketing manager-ul lui U-BT Cluj-Napoca, cea care, alături de echipa ei, formată din Teodora Niga și Vladimir Vișinescu, s-a ocupat de organizarea turneului.

Printre altele, am vorbit despre provocările pe care le presupune organizarea unui Final 8, despre ingredientele care alcătuiesc un turneu de succes, despre echipa de voluntari, dar și despre cum se poate replica această organizare și în alte orașe.

Ce presupune organizarea unui Final 8 al Cupei României?

La modul general, organizarea unui Final 8 implică mai multe etape: analiza contextului (care presupune evaluarea scopului și a importanței turneului, locul și momentul desfășurării, precum și publicul țintă pentru care se organizează evenimentul), stabilirea obiectivelor (ce urmărești în organizarea turneului, spre exemplu: creșterea vizibilității competiției, generarea de venituri, crearea unei experiențe memorabile pentru stakeholderi – echipe participante, public, reprezentanți media, parteneri, etc.), planificarea și alocarea de resurse (se concepe un plan detaliat care să cuprindă toate aspectele organizatorice, logistice, echipa de organizare, comunicarea, siguranța etc. şi se identifică resursele necesare pentru implementarea planului) şi structurarea unui timeline al activităților (un calendar detaliat al tuturor activităților pre-turneu, în timpul turneului și post-turneu, pentru a asigura o desfășurare eficientă și cu cât mai puţine evenimente neprevăzute).

Având în vedere că ați avut o mulțime de deplasări în campionat și în EuroCup, când ați început organizarea turneului și cum ați reușit să vă ocupați și de activitatea de la club și de Final 8?

Da, programul nostru a fost extrem de aglomerat, iar organizarea turneului în paralel cu deplasările și meciurile din campionat și din BKT EuroCup a fost, cu siguranţă, o provocare. Cu toate acestea, avem experiență în organizarea meciurilor atât în BTarena, cât și în Sala Sporturilor “Horia Demian”, iar acest lucru a fost un avantaj pentru noi. Am început pregătirile cu aproximativ o lună înainte de desfășurarea turneului, de la jumătatea lunii ianuarie. În final, am reuşit să gestionăm eficient timpul și resursele pentru a face față tuturor activităților noastre.

Care a fost obiectivul tău și al echipei tale la acest Final 8?

Să oferim o experiență memorabilă pentru toți cei implicați, incluzând echipele participante, publicul, media și partenerii.

Din punctul tău de vedere, ce ingrediente ar trebui să aibă un Final 8 de succes?

Ar trebui să aibă o echipă de organizare competitivă și cu experiență, care să coordoneze eficient toate aspectele organizatorice înaintea și în timpul turneului, o infrastructură care să permită organizarea turneului la cele mai înalte standarde (aici s-a simțit clar diferența dintre Sala Sporturilor ”Horia Demian” și BTarena), prezența și implicarea suporterilor pentru a crea atmosferă și entuziasm în timpul turneului, promovarea eficientă și mediatizarea evenimentului și o relație cu sponsorii și partenerii pentru a asigura resursele financiare și logistice.

Cum evaluezi Final 8-ul, din punct de vedere al organizării?

În raport cu obiectivele inițiale și cu standardele pe care ni le-am propus, suntem mulțumiți de organizarea turneului. Deși au existat câteva aspecte negative, acestea au fost minore și poate nu au fost observate din exterior, însă noi le știm.

Care au fost cele mai mari provocări pe care le-ați întâmpinat ca echipă?

Organizarea în două săli atât de diferite a fost cu siguranţă prima provocare despre care ştiam de la început. Pentru a oferi exemple concrete, am avut nevoie să ne asigurăm că sistemul de acreditare și fluxurile de acces sunt compatibile în ambele săli pentru toate categoriile de persoane acreditate. De asemenea, se dublează volumul de task-uri în pregătirea meciului: am produs și am instalat branding pentru ambele săli, LED bannerele au avut dimensiuni diferite, ceea ce a implicat crearea şi testarea fiecărei animații în patru dimensiuni. Spațiile de care aveam nevoie în Sala Sporturilor au fost insuficiente, ceea ce ne-a determinat să facem improvizații pentru a face față acestei provocări.

Perioada de pregătire pentru BTarena a fost limitată, aici mă refer la instalarea brandingului, set-up-ul activărilor de pe holurile sălii, testele de LED-uri și lumină, ceremonia de închidere. Fiind un turneu final, provocarea a fost să organizăm această competiţie la un nivel care să depășească așteptările obișnuite ale publicului, ceea ce a implicat mai multe resurse, planificare detaliată şi un desfăşurător stufos pentru tot ceea ce se întâmpla în sală şi Fan Zone-ul de pe hol. Multe dintre activităţi au fost coordonate pe parcursul evenimentului, în timp real, iar în gestionarea acestor situaţii ne-a ajutat experienţa acumulată lucrând în aceeaşi echipă: noi, voluntarii şi colaboratorii.

Ca jurnalist, am fost mai aproape de departamentul media și am văzut o comunicare constantă între voi, ca echipă, și jurnaliștii. De ce ți se pare atât de important acest departament?

Baschetul, ca produs, are mare nevoie să crească la nivel naţional, are nevoie de marketare, iar media are capacitatea de a amplifica vizibilitatea și interesul pentru acest sport. Este important ca lumea să audă și să vorbească despre baschet pentru a crește notorietatea și implicarea publicului şi pentru a atrage noi fani și sponsori.

În cadrul turneului, am avut inițiative care sunt comune la evenimente internaționale, astfel încât presa să aibă șansa și deschiderea de a acoperi evenimentul cât mai bine, contribuind la o expunere mai mare și la promovarea turneului. Pe durata întregului eveniment, reprezentanții media au beneficiat de acces la ultimele minute ale antrenamentelor echipelor, oferindu-le oportunități pentru realizarea de materiale foto și video, precum și posibilitatea de a lua interviuri cu antrenorii și jucătorii. În timpul meciurilor, am furnizat informaţii referitoare la numărul de spectatori şi oportunitaţile media de la final de meci pe grupul de Whatsapp dedicat reprezentanţilor presei. De asemenea, presa a primit un ghid pre-eveniment care cuprindea detalii despre echipele participante, sistemul de joc, programul meciurilor și al antrenamentelor, precum și un link către fotografii uploadate în timp real pe parcursul turneului.

Nu în ultimul rând, pentru a sprijini echipele participante și pentru a facilita o comunicare unitară legată de Turneul Final, am venit cu propunerea ca toate echipele, împreună cu Federația, să adopte aceeași grafică pe durata turneului. Grafica a fost furnizată de către noi, iar echipelor şi federaţiei le-am pus la dispoziţie atât vizualuri, cât şi fișiere în format editabil. În acest fel, am creat o imagine unitară și puternică a turneului, iar prin postări în colaborare am ajuns la un public mai larg şi s-a generat mai mult interes în jurul evenimentului. Iar cea mai bună parte din tot acest context a fost că am avut ocazia să colaborăm cu colegii care sunt responsabili de social media la fiecare echipă. Pe unii îi cunoşteam deja, pe alţii am avut plăcerea să îi cunoaştem cu această ocazie, să facem schimb de idei şi cred că această interacţiune e un win-win pentru toţi.

Într-una din zilele trecute, ați făcut o postare despre echipa de voluntari. Ce îmi poți spune despre ei?

Voluntarii? Sunt grozavi! Au fost extraordinari și turneul acesta, în care pe lângă activitățile care se repetă meci de meci, au avut task-uri extra pe care le-au dus la capăt cu succes. Este un grup foarte fain, sunt dornici, aduc energie pozitivă, își doresc să fie acolo și își asumă responsabilități. Cum spuneam și în postare: MVPs în organizarea Cupei României.

La final, am văzut un moment de descătușare, în care v-ați îmbrățișat ca echipă. Mai știi la ce te gândeai în momentul respectiv?

Pentru mine, îmbrățișarea a fost, în primul rând, un mare MULȚUMESC pentru Teo și Vladimir. A fost un turneu despre experiențe noi, provocări, multă muncă, momente de impas, decizii rapide, nimic neobișnuit în contextul oricărui eveniment de anvergura aceasta. Am ajuns la final, ne-a ieșit bine, am evoluat și am crescut atât individual, cât și ca echipă.

O ultimă întrebare. Mai mulți au lăudat organizarea turneului, spunând că a fost cel mai bun Final 8, cel puțin din ultimii ani. Cum putem să replicăm această organizare bună și în alte orașe din România?

Haide să pornim de la infrastructură, care este un punct de plecare esențial în succesul unui turneu final. A fost evidentă diferența între organizarea unui eveniment în Sala Sporturilor ”Horia Demian” şi în BTarena. BTarena vine cu dotări moderne, sisteme de lumini și sonorizare la standarde înalte, LED bannere pe 3 nivele, cub media, tribună media complet echipată, spațiu generos pe holuri, zonă VIP şi o capacitate de 10.000 de locuri. Toate acestea aduc o valoare semnificativă în organizarea evenimentului, iar noi am exploatat la maxim toate resursele pe care sala ni le-a oferit. Bineînţeles, în sălile mai putin dotate se pot monta diverse sisteme de entertainment, însă costurile pot fi semnificative pentru un singur eveniment.

Pe de altă parte, caietul de sarcini pe care organizatorii îl primesc de la FRB ar trebui îmbunătățit pentru a ridica standardele în ceea ce privește competiția, brandingul, comunicarea, relaţia cu media, experienţa echipelor şi a spectatorilor. Putem lua exemplul manualelor de organizare din competiţiile europene: Euroliga, Basketball Champions League, chiar si FIBA Europe Cup, mai ales că toate acestea sunt disponibile public pe site-urile competițiilor respective.

Nu în ultimul rând, o bună colaborare între FRB și organizatori este absolut esențială din punctul meu de vedere. La Cluj ne putem considera norocoși pentru că avem în echipă oameni cu experiență internațională la cel mai înalt nivel, însă pentru alți organizatori poate fi crucial să existe un schimb de know-how, pornind de la ideea că acesta există. Ce vreau să subliniez este că atunci când se impun standarde ridicate, Federaţiei ii revine responsabilitatea de a acorda în mod activ asistenţă şi sprijin în procesul de organizare.

Șapte meciuri s-au desfășurat la Cluj-Napoca în perioada 15-18 februarie: patru în Sala Sporturilor ”Horia Demian” și trei în BTarena. În total, partidele au adunat peste 16.000 de oameni în tribune, cu aproape 6000 în plus față de următorul turneu final (F4 2019, Cluj-Napoca, 10.300).

Finala dintre U-BT și Rapid a fost urmărită de 7126 de spectatori, cu peste 3000 mai mulți față de finala Final 4-ului din 2019 (3800).

*foto: Lavinia Gordan/u-bt.basketball